PBS-Manager

Häufig gestellte Fragen und deren Antworten

Warum sehe ich nur mehr die Nummern der Klienten anstelle deren Namen?

In PBSManager gibt es die Möglichkeit, bei der Anzeige der Klientendaten für die Erfassung von Einzelsitzungen bzw. Gruppensitzungen zwischen der Anzeige der Namen der Klienten oder deren Nummer umzuschalten. Der Grund für diese Änderung liegt im Wunsch nach mehr Datenschutz während der Datenerfassung. Standardmäßig ist die Anzeige nach Nummern aktiviert. Mit dem Menüeintrag Administration/Optionen kann die Darstellung geändert werden und gilt dann für alle Benutzer dieses PCs.

Warum steht ein Reportgenerator (z.B. Word-Report) oder eine Auswertung nicht zur Verfügung?

Wenn zusätzliche Auswertungen oder Reportgeneratoren installiert werden sollen, sollten Sie das mitgelieferte Installationsprogramm verwenden, um die Auswertung bzw. den Reportgenerator zu installieren. Ist dies nicht möglich oder wurde kein Installationsprogramm mitgeliefert, so kopieren Sie die entsprechende Datei in das Verzeichnis des PBSManagers und rufen den Menübefehl Administration/Module registrieren auf. Damit werden alle Plug-Ins des PBSManagers für die Verwendung des PBSManagers registriert. Administration/Module registrieren kann beliebig oft aufgerufen werden.

Was bedeutet "Aktiv" / "Inaktiv" bei den Klienten-Stammdaten, Gruppen und Veranstaltungen?

Wenn ein Klient "Inaktiv" ist, so wird er in allen Auswahlfeldern bei der Sitzungserfassung nicht angezeigt und kann somit nicht erfasst werden. Nur aktive Klienten erscheinen in diesen Listen. Üblicherweise wird dieses Feld verwendet, wenn ein Klient aufgrund eines Auslandsstudiums oder anderer Umstände höchstwahrscheinlich über einen längeren Zeitraum nicht mehr kommt. Nicht betreute Klienten belasten auf diese Weise nicht die Erfassung der betreuten Klienten.

Gleiches gilt für Gruppen und Veranstaltungen.

Wann muss die Zuordnung zu Studienrichtungsgruppen bzw. Fakultäten erfolgen?

Bevor man die Auswertungen nach Studienrichtungsgruppen bzw. Fakultäten das erste Mal benötigt, da diese Auswertungen ansonsten falsche Ergebnisse liefern.

Wann / wie oft soll eine Sicherung erfolgen?

Eine Sicherung sollte grundsätzlich dann erfolgen, wenn Sie der Meinung sind, dass der Aufwand, die nicht gesicherten Daten erneut einzugeben, zu groß ist. Wann das der Fall ist, kann so einfach nicht beantwortet werden.

Was soll gesichert werden?

Es gibt zwei Arten von Dateien, die von PBSManager angelegt bzw. verwendet werden:

  • Dateien mit der Erweiterung gbk: Diese Dateien sind die Sicherungsdateien der Datenbank. Sie werden entweder als automatische Sicherung bei Programmende angelegt oder durch einen Aufruf von Datenbank/Sichern. Automatische Sicherungsdateien erhalten einen Namen mit folgendem Aufbau besitzen: AUTOBACKUP jjj.mm.dd - lfdNr.gbk
    jjj.mm.dd steht dabei für das Datum der Sicherung und lfdNr für die Nummer der Sicherung an diesem Tag.
    Diese Dateien sollten Sie sichern.
  • Dateien mit der Erweiterung idb oder fdb: Das ist die eigentliche Datenbankdatei. Diese Datei sollten Sie nicht sichern, da es keine Möglichkeit gibt, festzustellen, ob der Server die Datei gerade verwendet oder nicht. Wenn eine Sicherung dieser Datei wieder eingespielt wird, kann es daher passieren, dass die Datenbank zerstört wird.

Verwenden Sie bitte nur *.gbk-Dateien und verwenden Sie zum Wiederherstellen nur den Menübefehl Datenbank/Wiederherstellen oder die Werkzeuge, die mit Interbase mitgeliefert werden.

Gibt es einen Unterschied zwischen Backup und Autobackup?

Nein. Der einzige Unterschied liegt darin, dass ein Backup durch den Aufruf von Datenbank/Sichern erzeugt wird und Sie Speicherort und Name festlegen können. Das Autobackup wird (so Sie es durchführen) bei Programmende gestartet. Die Datei erhält einen automatisch generierten Namen und der Speicherort wird während der Konfiguration mit Datenbankzugriff konfigurieren festgelegt.

Was passiert, wenn keine Datensicherung gemacht wird?

Für den eigentlichen Betrieb des PBSManagers ist eine Datensicherung nicht notwendig. Sollte aber ein Defekt der Festplatte auftreten oder aus einem anderen Grund (Virenbefall o.ä.) die Datenbank beschädigt oder zerstört werden, so ist Ihre gesamte Eingabearbeit vergeblich gewesen.

Sollen einfache CDs oder wiederbeschreibbare CDs verwendet werden?

Darüber kann man keine allgemeinen Ratschläge geben. Es sind auch andere Medien denkbar, wie Bandlaufwerke, Zip-Disketten, USB-Speicher und vieles mehr.

Wie sollen die Backups verwaltet werden?

(Im Beispiel verwende ich CDs, aber dieses Verfahren ist auch für andere Medien verwendbar.)

Das einfachste Schema ist ein Backup in Rotationen, d.h. man verwendet z.B. 3 CDs, markiert mit 1, 2 und 3. Das erste Backup erfolgt auf der CD mit der Bezeichnung 1, das nächste Backup auf der CD mit der Bezeichnung 2 und danach wird die CD mit der Bezeichnung 3 verwendet. Das 4. Backup erfolgt wieder auf der CD mit der Bezeichnung 1 und dieses Rotationsverfahren wird solange durchgeführt, bis auf einer CD kein Platz mehr ist. Dann wird diese CD ausgewechselt (oder gelöscht, wenn es eine wiederbeschreibbare CD ist).

Mit diesem Verfahren haben Sie immer mindestens 2 Backups, die funktionieren und von denen Sie die Daten wieder herstellen können, sollte mit dem aktuellsten Backup etwas passieren.

Wie kann ich die Datenbank-Datei (*.idb oder *.fdb) von einem Laufwerk/Verzeichnis auf ein anderes Laufwerk/Verzeichnis) verschieben?

  1. Anlegen eines Datensicherung. Dies kann eine automatische Sicherung sein oder eine speziell dafür hergestellte.
  2. Mit Start/Programme/PBSManager/DBWizard die Datenbank am gewünschten Laufwerk im gewünschten Verzeichnis anlegen.
  3. Starten Sie den PBSManager, melden Sie sich aber nicht an. Sind Sie bereits angemeldet, melden Sie sich mittels Anwender/abmelden wieder ab.
  4. Mit Datenbank/Datenzugriff im PBSManager öffnen Sie das Fenster zur Konfiguration der Datenbank. Geben Sie die neuen Daten ein. Müssen Sie das auf mehreren Computern durchführen, können Sie mittels Export die aktuelle Konfiguration auf einen Datenträger exportieren. Verwenden Sie dafür aber nicht "localhost" als Computername. Auf den anderen Computern importieren Sie diese Konfigurationsdatei.
  5. Melden Sie sich im PBSManager wieder als Administartor an. (Achtung: Das Administratorkennwort wurde wieder auf den Standardwert gesetzt!)
  6. Im PBSManager mit Datenbank/Wiederherstellen die Sicherung aus Schritt 1 wieder einspielen.